Przeprowadzka zwykle kojarzy nam się bardzo nieprzyjemnie. Godziny spędzone na pakowaniu, przepakowywaniu, kursowanie między nowym a starym mieszkaniem, podróże po schodach z rzeczami – brzmi koszmarnie, prawda? Zwykła przeprowadzka mieszkaniowa jest dla nas żmudna i męcząca – a co w sytuacji, gdy to firma zmienia swoje lokum? Zamiast przeprowadzki 3-4 osób, mamy do czynienia np. 200 ludźmi. Może nie przewozimy rzeczy osobistych, ale meble czy sprzęt jak najbardziej tak, często to jest to sprzęt o wiele większych gabarytach i w o wiele większych ilościach niż w domu – kserokopiarki, biurka, krzesła, segregatory itd. Jaka sprawić, aby taka przeprowadzka była sprawną operacją, a nie tylko kolejnym powodem wielkiego korku w mieście?
Plan, plan, jeszcze raz plan
Przede wszystkim dobrze ułożony plan całej przeprowadzki to klucz do sukcesu. Należy przeprowadzić mnóstwo spotkań oraz rozmów pomiędzy biurem a firmą przeprowadzkową – trzeba dokładnie ustalić, co jest do przewiezienia, jakie materiały będą potrzebne do zabezpieczenia przenoszonych rzeczy, ile ciężarówek i jak wiele osób w tym celu zaangażować. Dokładna analiza stanu rzeczy pozwoli na dobre przygotowanie do samej przeprowadzki oraz pozwoli uniknąć charakterystycznego w takiej sytuacji chaosu.
Przeprowadzka biura od kuchni – o czym należy pamiętać?
Na samym początku, po dostarczeniu przez firmę przeprowadzkową odpowiednich materiałów, należy pamiętać o oklejeniu całego biura oraz udrożnienia przejść komunikacyjnych – tak, aby cała akcja szła sprawnie. Następnie należy zająć się sprzętem – rozłączyć komputery, spakować je oraz opisać ich opakowania, aby później łatwo je identyfikować. Warto również zwrócić uwagę na to, aby wcześniej przygotować plan rozstawienia nowego biura, aby można było szybko dokonywać rozładunku sprzętu.
Tak samo należy postąpić z pozostałymi urządzeniami – kserokopiarkami, drukarkami i pozostałymi meblami biurowymi – ułatwi to zdecydowanie później aklimatyzowanie się w nowej siedzibie firmy.
Dokumenty – tragedia każdej przeprowadzki?
Warto również zwrócić uwagę na dokładne opisanie opakowań, do których trafiły dokumenty czy segregatory ze względu na ich ważność w działalności firmy; na szczęście, w dobie Internetu i wewnętrznych sieci firmowych, zdecydowanie większość takich danych nawet w razie utraty jesteśmy w stanie odzyskać poprzez wewnętrzne bazy danych, jednakże nadal papierowa dokumentacja jest dokumentacją niezbędną, zatem warto zatroszczyć się o nią podczas przeprowadzki. Warte przemyślenia jest również w takim momencie uaktualnienie dokumentów oraz pozbycie się tych, które tylko zalegają w biurze, aby nie przewozić niepotrzebnego, dodatkowego ciężaru.
Praca do późnych godzin nocnych – czy to problem?
Warto również zwrócić uwagę na to, w jakich godzinach pracuje biuro – czy są to regularne godziny pracy np. 7-15, pozwalające na zajęcie się przeprowadzką w godzinach popołudniowych, co umożliwi nam pracę biura bez przerwy wynikającej z przeprowadzki, czy jednak jest to biuro pracujące do późnych godzin nocnych, przez co warto przemyśleć możliwość przeprowadzenia takiej sytuacji w nocy.
Informacja kluczem do sukcesu
Ważnym jest również informowanie pracowników o konkretnych krokach przeprowadzki, które ich bezpośrednio dotyczą, aby posprzątali swoje stanowiska pracy i doprowadzili je do postaci umożliwiającej firmie przeprowadzkowej na sprawne spakowanie ich miejsca pracy. Zdecydowanie przyspieszy to cały proces, jak też nie da powodu do zwiększenia stresu i tak już związanego ze zmianą adresu biura.